La digitalisation et les Frigoristes
Date : dimanche 19 juin 2022 @ 16:56:49 :: Sujet : les dossiers d'actualités
La digitalisation peut-elle vraiment aider les frigoristes dans leurs interventions quotidiennes ?
Le métier de frigoriste est complexe et demande de nombreuses compétences techniques. Cela apparaît d’ailleurs dans les rapports d’interventions que vous devez remplir sur le terrain : ils comportent de multiples champs, sont longs à remplir et particulièrement chronophages.
Afin de vous accompagner dans ces formalités sur le terrain, vous avez probablement déjà entendu parler des solutions digitales. Mais saviez-vous qu’elles présentent des bénéfices importants pour une multitude de tâches ? De la planification des interventions à la traçabilité des fluides frigorigènes, un logiciel de gestion des interventions est un outil précieux pour les frigoristes, tant au bureau que sur le terrain.
La gestion d’interventions, qu’est-ce que c’est ?
La gestion d’interventions implique divers collaborateurs, pour permettre un suivi de l’intervention de A à Z, de la demande du client à sa facturation. Un bon logiciel de gestion des interventions proposera donc deux modules.
Une plateforme pour optimiser la gestion administrative des interventions
La plateforme web est utilisée par les responsables administratifs afin de gérer :
- la planification des interventions
- l’optimisation des plannings
- le suivi des indicateurs en temps réel
Une application mobile pour accompagner le technicien sur le terrain
Le pendant de cette plateforme web est l’application mobile des techniciens, qui leur permet :
- de recevoir leurs plannings en temps réel
- de rédiger leurs rapports dématérialisés
- d’accéder à l’historique des interventions sur l’équipement
Les avantages du numérique pour le métier de frigoriste
L’utilisation en commun de ces deux modules présente de nombreux bénéfices pour la gestion des interventions, et plus spécifiquement pour les interventions des frigoristes. Certains éditeurs de solutions de gestion d’interventions, comme Praxedo, ont en effet développé des fonctionnalités spécifiques pour les professionnels du froid.
Avantage N.1 : Réaliser facilement des comptes-rendus d’intervention efficaces
Un de vos enjeux en tant que technicien est de réduire la proportion de ses tâches administratives pour pouvoir se concentrer sur ce que vous savez faire de mieux, à savoir intervenir sur les équipements.
Il est donc essentiel que le digital simplifie la rédaction de vos comptes rendus tout en vous permettant d’apporter des preuves de votre intervention auprès de votre manager. Il faut que l’information soit tracée et archivée sans que vous ayez besoin d’y penser, tout en étant certain qu’elle pourra être ressortie facilement en cas de besoin.
C’est notamment le rôle d’une application comme Praxedo, qui permet de remplir les comptes rendus d’intervention directement sur mobile. Le formulaire est pré-paramétré en fonction du type d’intervention, et vous n’avez qu’à remplir le document en cochant des cases ou en remplissant des champs prévus à cet effet. L’opération est ainsi réalisée en quelques minutes, peut être signée sur place par le client et envoyée immédiatement au bureau pour validation et facturation.
Vous pouvez par exemple remplir en quelques clics le CERFA, envoyé de manière automatique au client dès la fin de l’intervention. Le numérique permet d’éviter les erreurs, de s’assurer de la complétion du CERFA, et surtout, facilite sa traçabilité.
Dernier avantage concernant les comptes-rendus : vous pouvez remplir vos formulaires que vous ayez du réseau ou non ! L’information est transmise au back office dès que vous retrouvez du réseau.
Avantage N.2 : Optimiser les performances du technicien sur le terrain
Un autre enjeu du technicien est de faire en sorte de résoudre le maximum de pannes en première intervention, pour ne pas avoir besoin de revenir chez les clients en dehors des opérations prévues de maintenance.
Pour y arriver, vous avez donc besoin de toutes les informations possibles en amont de votre arrivée sur site. Certaines données sont d’ordre purement pratique puisqu’il s’agit de vous permettre d’accéder effectivement à l’équipement sur lequel vous devez intervenir. On parle ici du nom du client, de l’adresse exacte, de son numéro de téléphone et des codes d’accès si nécessaire, etc.
D’autres informations sont utiles pour vous permettre de poser un diagnostic au plus vite et de résoudre la panne en temps et en heure. Il est essentiel d’avoir accès à l’historique des incidents sur l’équipement, voire de la fiche technique ou du mode d’emploi le concernant. La dématérialisation joue ici un rôle essentiel puisqu’il serait impossible de transporter toute cette documentation au quotidien.
Enfin, vous devez pouvoir accéder à toutes les informations concernant l’équipement sur lequel vous intervenez. La machine, la référence, la panne constatée, le liquide frigorigène à traiter, l’année de mise en service… autant d’informations que le planificateur peut demander au client au moment de la prise en note de l’intervention, et qu’il peut vous fournir très facilement sur l’ordre de service que vous allez recevoir !
Avantage N.3 : Anticiper et répondre aux exigences des clients
Du côté de l’administrateur, il est essentiel de pouvoir coupler les besoins des techniciens et les contraintes de planning aux exigences des clients. Et ce n’est pas toujours aisé, étant donné qu’ils demandent des engagements de plus en plus forts de la part des frigoristes.
Ce n’est pas étonnant : les équipements du Froid sont chers et les pertes financières peuvent être très lourdes en cas de panne.
Il faut donc être capable de répondre à des demandes toujours plus drastiques concernant les délais d’intervention et les délais de remise en état. Sans compter le fait qu’ils souhaitent bénéficier de reportings leur permettant de conserver une vision à 360 ° sur leurs équipements : nombre d’interventions par machines, pièces changées, fuites, comparatifs entre équipements, etc.
Bénéficier d’outils analytiques pour répondre à leurs questions et étudier, de votre côté, d’autres indicateurs (comme le temps passé sur chaque machine, le temps moyen d’intervention par technicien etc) est un atout indéniable.
Avantage N.4 : Respecter les engagements contractuels et les réglementations
Enfin, le planificateur doit pouvoir gérer facilement des plannings sans cesse plus complexes. Premièrement, vous devez vous assurer que le nombre d’interventions sur lequel vous êtes engagé contractuellement est effectivement respecté.
Mais à ces interventions de maintenance s’ajoutent toutes les interventions en urgence qui doivent respecter des délais notifiés dans les contrats. Enfin, en fonction des contrats passés avec vos clients, vous êtes également soumis à des garanties supplémentaires telles que la garantie de temps d’intervention ou la garantie de temps de rétablissement.
Toutes ces contraintes rendent la planification particulièrement complexe et il est important de pouvoir être accompagné dans cette tâche par une intelligence artificielle qui permet d’optimiser les tournées des techniciens et de suivre leurs plannings en temps réel. Ainsi, il devient facile de déterminer quel technicien est le plus à même de répondre à toutes ces exigences, tant en termes de compétences requises que de proximité au lieu de l’intervention.
Praxedo est le logiciel de gestion des interventions qui vous permet de répondre à toutes ces problématiques grâce à des fonctionnalités développées spécifiquement pour vos besoins. Alors, prêts à passer au digital ?
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